Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 8 oktober 2026

Factuur scanner helpt ondernemers hun facturen uit hun mailbox te verzamelen. Op deze pagina staat welke gegevens we daarvoor gebruiken, waarom, waar ze staan en wat je rechten zijn. Vragen? Mail naar rogier@reflowautomations.nl.

Welke gegevens we gebruiken

• Je accountgegevens: naam van je bedrijf en je e-mailadres.
• Van je gekoppelde mailbox: afzender, onderwerp, datum, de tekst van de mail en bijlagen. Dat gebruiken we alleen om te bepalen of een mail een factuur is.
• Van facturen: de pdf of afbeelding, en de gegevens die we eruit lezen (leverancier, factuurnummer, datum, bedragen, btw).
• Toegangssleutels van je mailbox (bij Gmail en Outlook) of je mailwachtwoord (bij IMAP). Die bewaren we versleuteld. Niemand kan ze terugzien, ook wij niet in het beheerscherm.

Waarvoor we ze gebruiken

• Facturen herkennen, uitlezen en voor jou bewaren en tonen.
• Alleen als jij het aanzet: goedgekeurde facturen vanaf je eigen mailadres doorsturen naar het adres van je boekhouding.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om AI-modellen te trainen. We verplaatsen en verwijderen nooit mail in je mailbox. Mensen lezen je mail niet, behalve als jij ons vraagt een probleem te onderzoeken, als de wet dat eist, of als het nodig is voor de beveiliging.

Gmail en andere Google-gegevens

Het gebruik en de overdracht naar andere apps van informatie die Factuur scanner van Google API's ontvangt, volgt de Google API Services User Data Policy, inclusief de eisen voor Limited Use.

Factuur scanner's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

We vragen leestoegang tot Gmail om facturen te vinden. Toestemming om mail te versturen vragen we pas als je doorsturen naar je boekhouding aanzet. Die gebruiken we alleen om facturen naar het adres van je boekhouding te sturen.

Diensten die we gebruiken

• Supabase: database en opslag van facturen, in Ierland (EU).
• Vercel: de website. De servers draaien in Dublin (EU).
• Google (Gemini API): leest de gegevens uit pdf's en afbeeldingen van facturen.
• OpenRouter (VS): bepaalt of een mail een factuur is. Deze dienst krijgt alleen de afzender, het onderwerp, een stukje tekst en de namen van bijlagen.
• Google en Microsoft: alleen als je je mailbox via hen koppelt.

Hoe lang we gegevens bewaren

Zolang je account bestaat. Facturen die je verwijdert, zie je terug onder “Verwijderde facturen”, zodat je ze kunt terugzetten. Stop je met Factuur scanner, dan verwijderen we je gegevens en bestanden binnen 30 dagen. Ontkoppel je een mailbox, dan verwijderen we de toegangssleutels van die mailbox direct.

Toegang intrekken

Je kunt een mailbox altijd ontkoppelen in Instellingen. Je kunt toegang ook intrekken bij Google (myaccount.google.com, onder Beveiliging) of bij Microsoft (myaccount.microsoft.com, onder Privacy).

Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen of een kopie krijgen. Mail daarvoor naar rogier@reflowautomations.nl. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.